Und es hat Zoom gemacht…
Die Digitale Auftaktwoche des Forums Digitalisierung und Engagement – ein Erfahrungsbericht
Dana Milovanovic und Teresa Staiger
Inhalt
Die Qual der (Plattforms)wahl
Der Teufel steckt im Detail
Was man nicht kann, kann man lernen
Potentiale und Grenzen des Digitalen
Ein bisschen »analog« braucht es dann doch
Nach der Veranstaltung ist vor der Veranstaltung
Autorinnen
Redaktion
Die Auftaktkonferenz des Forums Digitalisierung und Engagement war ursprünglich als Präsenzveranstaltung für den 23. April 2020 in Berlin geplant. Aufgrund der umfangreichen Kontakt- und Ausgangsbeschränkungen, auf die sich Bund und Länder im Zuge der Corona-Pandemie am 22. März geeinigt hatten, musste die Konferenz leider abgesagt werden. Aus der Not heraus entstand die Idee, die geplante Konferenz – so wie zuvor schon zahlreiche andere Arbeitsmeetings – »kurzerhand« in den virtuellen Raum zu verlagern.
Mit diesem Erfahrungsbericht möchten wir – das Projektteam – unsere Erfahrungen bei der Organisation einer digitalen Konferenz teilen und darüber berichten, wie aus einer Idee eine funktionierende Arbeitskonferenz (mit Verbesserungspotential) wurde. Mit unserem Beitrag, so hoffen wir, können wir anderen Organisationen Mut machen, neue Formate zu erwägen und sich auszuprobieren. Digitale Formate und virtuelle Konferenzen sind für viele Engagierte noch Neuland und es braucht Experimentierfreudigkeit, Mut, Aufgeschlossenheit und – ohne Frage – einiges an technischem Know-How und Hilfestellung sowie einen realistischen Blick auf die Potentiale und Grenzen von digitalen Formaten. Und was es in unseren Augen ebenfalls unbedingt benötigt, sind Austauschformate und Erfahrungsberichte von anderen Organisationen, um voneinander zu lernen und neue Potentiale zu entfalten. Mit diesem Bericht möchten wir unseren Beitrag dazu leisten.
Die Qual der (Plattforms)wahl
Ganz ähnlich zu analogen Veranstaltungsformaten begann die Planung unserer digitalen Konferenz mit der Suche nach den richtigen »Räumlichkeiten«. Digitale Räume können zwar nicht wie analoge Räume ausgebucht sein, aber sie können quantitativ begrenzt, technisch zu anspruchsvoll, datenschutzrechtlich bedenklich, mit Zugangsbeschränkungen behaftet, zu teuer oder zu wenig interaktiv sein. Auf der Suche nach der für uns richtigen Plattform haben wir schnell gemerkt, dass es das, was wir brauchen, so eigentlich noch gar nicht gibt. Eine Plattform, die Videokonferenzen in sehr guter Ton- und Videoqualität mit vielen Teilnehmenden ermöglicht, auf der sich interaktiv auch in kleinen Workshop-Gruppen arbeiten lässt, die Möglichkeiten zur inoffizielleren Vernetzung bietet, datenschutzrechtlich unbedenklich, für gemeinnützige (und gemeinwohlorientierte) Organisationen und Initiativen erschwinglich (oder noch besser kostenfrei) ist, die auch von weniger technisch-versierten Personen leicht bedient werden kann, die barrierearm (und im Idealfall barriefrei) ist und mit deren Hilfe die Veranstalter*innen auch das Teilnehmermanagement planen und durchführen können. Da es diese Plattform in der Art (bisher) jedoch nicht auf dem (deutschen) Markt gibt, haben wir uns stattdessen mit einer Vielzahl verschiedener Programme beholfen. Für die Übertragung der Veranstaltung und die Arbeit in den Workshops selbst haben wir uns nach langer Überlegung für den Videokonferenzanbieter Zoom entschieden.
Gerne hätten wir die Konferenz mithilfe einer Open-Source-Lösung veranstaltet, mussten davon aber u. a. aufgrund mangelnder organisationsinterner Kompetenzen im eigenen Serveraufbau Abstand nehmen. Event-Plattformen, die sich schon vor Corona auf digitale Veranstaltungen spezialisiert haben, entsprachen aus verschiedensten Gründen nicht unseren Vorstellungen (Bedienoberfläche ausschließlich in englischer Sprache, starker Fokus auf Messeauftritte und Frontalveranstaltungen oder schlichtweg zu teuer). Nach zahlreichen teaminternen Debatten fiel die Wahl schließlich auf Zoom, das genau in unserer Planungsphase mithilfe eines neuen Sicherheits-Updates und der darin enthaltenen Ende-zu-Ende-Verschlüsselung einige unserer datenschutzrechtlichen Bedenken ein Stück weit entkräften konnte. Funktionalitäten wie das Erstellen von Break-Out-Räumen (Einteilung von Teilnehmenden in kleinere Arbeitsgruppen), die interaktiven Module (z. B. die Whiteboard-Funktion, die Handmeldefunktion, der Chat und die Option den eigenen Bildschirm für die Verwendung externer Tools freizugeben) sowie die Möglichkeit, der unterschiedlichen Rollenvergabe seitens der Administrator*innen (Zuschauermodus vs. Teilnehmermodus), waren neben der sehr guten Übertragungsqualität die ausschlaggebenden Gründe für die Wahl des Anbieters. Unser Learning Nummer eins lautet daher: Die Wahl der Plattform für die Ausführung einer digitalen Konferenz ist abhängig von den individuellen Wünschen, Ressourcen, Kompetenzen und Erwartungen der Veranstalter*innen.
Der Teufel steckt im Detail
Mit der Wahl der Plattform war der Grundstein für die weitere Planung gelegt. Ab jetzt ließ sich die digitale Auftaktkonferenz konzeptionell überhaupt erst detailliert planen – denn im Gegensatz zu analogen Formaten ist die Technik kein Extra-Bestandteil, sondern bildet den Gesamtrahmen, in dem alle Veranstaltungsaspekte sinnvoll eingebettet werden müssen.
Bereits frühzeitig hatte sich herauskristallisiert, dass unsere ursprünglich geplante Ein-Tages-Konferenz zu einer Mehrtageskonferenz abgeändert werden musste. Letztlich haben wir uns für eine Fünf-Tages-Konferenz bestehend aus klassischen Konferenz-Frontalformaten wie der Begrüßung und einer Key-Note zum Auftakt sowie einer Podiumsdiskussion zum Abschluss und digitalfreundlichen Workshops an mehreren Thementagen entschieden. Für die konzentrierte Arbeit in den Workshops war es notwendig, die Teilnehmer*innenanzahl auf maximal 20 Personen zu begrenzen und dies entsprechend zu organisieren. Für jeden Thementag waren demnach drei parallel stattfindende Workshops geplant, die an jedem Tag in einer Art digitalem Plenarsaal begannen und endeten. Learning Nummer zwei: Das Konzept einer analogen Veranstaltung lässt sich nicht 1:1 auf eine digitale Konferenz übertragen. Vielmehr ist es notwendig, zu überprüfen, welche Konferenzbausteine digitalisiert werden können und welche nicht. Zudem müssen die gewählte Plattform und die Tools, die verwendet werden sollen, einer detaillierten Prüfung unterzogen werden, um herauszufinden, was sie leisten können und wie sie am besten eingesetzt werden können. In Folge kann es nötig sein, für verschiedene Zwecke unterschiedliche Programme zu verwenden oder das gewählte Konferenztool mit entsprechenden Add-Ons aufzurüsten. Die dadurch entstehenden Kosten und personell benötigten Ressourcen müssen entsprechend miteinkalkuliert werden.
Was man nicht kann, kann man lernen
Nachdem wir uns für eine Plattform entschieden hatten und eine erste Idee von den Möglichkeiten der digitalen Umsetzung hatten, widmeten wir uns in einem nächsten Schritt der Erstellung eines detaillierten Ablaufschemas, das uns dabei helfen sollte, einen Überblick über die jeweilig benötigten technischen und personellen Ressourcen zu behalten. Schnell stellte sich heraus, dass eine digitale Konferenz ganz andere Arbeitsrollen hervorbringt als eine analoge Veranstaltung. Reguläre Konferenzaufgaben entfielen weitestgehend. Übrig blieben zahlreiche Aufgaben technisch-organisatorischer Natur – von der Planung des Teilnehmer- und Anmeldemanagements hin zur Planung der einzelnen Workshops (dazu gehörte auch die Einrichtung von 23 Zoom-Meetings auf drei verschiedenen Zoom-Accounts) sowie der Versand der jeweilig individuellen Einwahldaten an die Teilnehmenden.
Für die Erledigung und Überprüfung dieser essentiellen Aufgaben sollte im Vorfeld genügend Zeit und Personal eingeplant werden und es empfiehlt sich zur besseren Übersichtlichkeit auf ein entsprechendes Projektmanagementtool zurückzugreifen. Unser Learning Nummer drei: Man muss weder Informationstechnik studiert haben, noch ein Videokonferenz-Profi sein, um eine digitale Konferenz auszuarbeiten und umzusetzen. Was aber benötigt wird, ist Neugier und Kreativität, die Bereitschaft sich mit den Tools, mit denen man arbeiten wird, intensiv auseinanderzusetzen und eine große Portion organisatorisches Geschick. Organisatorisches Geschick auch daher, weil es bisher kein Programm gibt, dass alle Schritte der Konferenzplanung im digitalen Raum arbeitssparsam abbildet und mit dem sich die oben geschilderten Prozesse ohne großen Aufwand automatisieren lassen. Für den reibungslosen Ablauf ist daher eine gute Übersicht über die einzelnen Arbeitsschritte und die Verteilung der Aufgaben nach Kompetenzausprägung im Team unabdingbar. Auch haben wir die Erfahrung gemacht, dass sich eine digitale Konferenz zwar theoretisch auch mit wenigen Personen umsetzen lässt; umso mehr Personal jedoch zur Verfügung steht, desto stressfreier wird die Konferenz für alle Beteiligten.
Potentiale und Grenzen des Digitalen
Technische Kompetenzen oder zumindest die Bereitschaft und Freude daran, sich mit neuen Tools auseinanderzusetzen, waren nicht nur in der Vorbereitungsphase essentiell wichtig, sondern auch in der Ausgestaltung und Konzeptionierung der einzelnen Workshops. Analoge Methoden lassen sich nicht ohne weiteres auf digitale Formate übertragen und gute »Offline«-Moderator*innen sind nicht automatisch auch gute »Online«-Moderator*innen. Bei der Planung der Moderation sollten die entsprechenden digitalen Kompetenzen und Vorerfahrungen der Moderator*innen daher umso mehr berücksichtigt werden. Unsere Erfahrung hat zudem gezeigt, dass es sinnvoll ist, die inhaltliche Moderation und die technische Betreuung auf mindestens zwei Personen pro Workshop zu verteilen, so dass einerseits ein reibungsloser organisatorischer Ablauf und zum anderen der inhaltliche Fokus auf das Konferenzgeschehen sichergestellt ist. Entsprechende Absprachen und Briefings im Vorfeld der Konferenz sind daher genauso wichtig, wie tagtägliche »Check-Ins«, um die Technik zu prüfen oder sich noch einmal zum Ablauf zu verständigen.
Auch gilt es, sich bewusst zu machen, welche Ziele mit der eigenen Konferenz verfolgt werden und wie sich diese mithilfe digitaler Formate erreichen lassen. Ist Vernetzung, Wissensvermittlung oder die inhaltliche Arbeit Ziel der Konferenz und was davon lässt sich auch digital gut umsetzen und wie? Durch die Corona-Krise erfreuen sich Online-Moderationsanbieter, -weiterbildungen sowie Methodenkoffer größter Beliebtheit und es gibt mittlerweile zahlreiche Organisationen, die mit ihrem Know-How bei Bedarf beratend zur Seite stehen. Unser Learning Nummer vier lautet daher: Man muss das Rad nicht neu erfinden, sondern sollte sich in den verfügbaren Netzwerken, wie etwa dem BBE, Empfehlungen und Erfahrungen von anderen Organisationen und Engagierten zu digitalen Konferenzen und Workshop-Formaten einholen und den Mut haben, neues einfach mal auszuprobieren, auch wenn auf Anhieb nicht alles glattlaufen wird – frei nach dem Motto »trial and error«.
Ein bisschen »analog« braucht es dann doch
Nach wochenlanger organisatorischer Vorbereitung im Homeoffice via Trello, Slack, und Zoom wurde uns bewusst, dass es eine Sache ist, eine digitale Konferenz rein digital vorzubereiten, aber eine ganz andere eine Konferenz als Veranstaltungsteam aus mehreren Homeoffices auszuführen. Das war unser Learning Nummer fünf. Wir entschieden uns daher kurzerhand für die Konferenzwoche ein technisch gut ausgestattetes »Headquarter« zu beziehen, von dem aus wir die Konferenz mit entsprechendem Mindestabstand gemeinsam koordinieren konnten. Und so kam es, dass wir letztlich genau an dem Ort für eine Woche einzogen, an dem unsere ursprüngliche Auftaktkonferenz im April hätte stattfinden sollen – dem betterplace Umspannwerk in Berlin, das uns mit einer stabilen Glasfaser-Netzverbindung, einem hausinternen Techniker sowie dem vor Ort ansässigen und in digitalen Veranstaltungen erfahrenen betterplace lab als richtiger Austragungsort überzeugte.
Um sicherzustellen, dass in der Auftaktwoche alles technisch reibungslos funktioniert, bauten wir bereits einige Tage zuvor unsere gesamte benötigte Technik auf und spielten im Übungsmodus die einzelnen Veranstaltungsblöcke durch, um Prozesse zu optimieren, aber auch um uns selbst ein gewisses Gefühl von Sicherheit und Routine zu geben. Learning Nummer sechs: Übung macht wahrlich den/die Meister*in, ganz besonders, wenn man sich mit seinem Vorhaben auf Neuland befindet. Bei analogen Veranstaltungen mag es selten eine Generalprobe geben, bei digitalen Veranstaltungen braucht es sie umso mehr.
Nach der Veranstaltung ist vor der Veranstaltung
Die digitale Konferenz war für uns nicht nur der offizielle und obligatorische Auftakt des Forums Digitalisierung und Engagement, sondern auch der Beginn einer Art nachhaltigen Perspektivwechsels. Die Konferenz selbst verlief bis auf einige kleinere technische und organisatorische Komplikationen weitestgehend erfolgreich. Bereits während und auch im Anschluss der Konferenzwoche hatten wir – nicht zuletzt aufgrund des vielfältigen Feedbacks der Teilnehmenden – zahlreiche kleinere Eingebungen, was wir beim nächsten Mal anders machen würden. Die Auftaktwoche – gewissermaßen unsere Jungfernfahrt in der Ausrichtung größerer Digitalveranstaltungen – hat uns darin bestätigt, dass Konferenzen auch digital funktionieren und sie letztlich sogar Spaß machen können. Wir haben gelernt, was im digitalen Raum gut funktioniert und wo (noch) Grenzen liegen. Allen voran sei hier der Vernetzungsaspekt genannt, der sich auf Konferenzen vor allem im Nebenher während der Kaffee- oder Mittagspausen auf ganz natürliche Weise ergibt und der für die Zusammenarbeit des bürgerschaftlichen Engagements so essentiell wichtig ist, der sich aber trotz angebotener digitaler Mittagspause leider nur begrenzt hat realisieren lassen. Zudem bedarf es nicht nur bei den Veranstalter*innen, sondern auch bei den Teilnehmenden solcher Events eine Kompetenzbasis, um mit digitalen Werkzeugen zu arbeiten. Es darf nicht vorausgesetzt werden, so unser Learning Nummer sieben, dass alle auf demselben Wissens- und Kompetenzstand sind.
Wir haben festgestellt, dass digitale Formate zahlreiche positive Wirkungen mit sich bringen. Digitale Veranstaltungen sind variabler hinsichtlich der Teilnehmendenzahl. Zudem lassen sie mehr Raum zum Experimentieren, weil die Ansprüche und Erwartungshaltungen noch nicht derart fest ausgeprägt sind, wie es bei analogen Konferenzen mitunter der Fall ist. Letztlich entfällt auch die Barriere der Ortsgebundenheit, wodurch ganz im Sinne einer nachhaltigen ökologischen Kultur keine Anreisen getätigt werden müssen und sich dadurch auch eine ganz neue Zielgruppe erschließen lässt. Aus der Konferenzwoche nehmen wir die Erkenntnis mit, dass in digitalen Formaten viel Potential schlummert, aber dass das Digitale das Analoge nicht gänzlich ersetzen kann, sondern dass beide Formen miteinander in Einklang gebracht werden müssen.
Wir sehen die Zukunft für Veranstaltungen im Engagement-Sektor daher in hybriden Veranstaltungen – also in Veranstaltungen, die sowohl eine analoge als auch eine virtuelle Teilnahme ermöglichen und werden unsere Folgeveranstaltungen dahingehend planen. Am Ende unserer digitalen Auftaktwoche blieb neben all den bereits genannten Learnings schließlich auch die Erkenntnis, dass Gratulation im Team und Anstoßen auf den Erfolg nur analog wirklich gut funktioniert.
Beitrag im Newsletter Nr. 15 vom 30.7.2020
Für den Inhalt sind die Autor*innen des jeweiligen Beitrags verantwortlich.
Autorinnen
Dana Milovanovic ist Referentin im Projekt »Forum Digitalisierung und Engagement« der BBE-Geschäftsstelle. Sie verfügt über einen Bachelor- und Masterabschluss der Europa-Universität Viadrina in den Fächern Kulturwissenschaften und Soziokulturelle Studien. Zuletzt war sie beim Nachbarschaftsnetzwerk nebenan.de für die Zusammenarbeit mit gemeinnützigen Organisationen verantwortlich. In der Digitalisierung sieht sie großes Potential für das bürgerschaftliche Engagement und dessen nachhaltige Weiterentwicklung. Das Forum stellt für sie ein essentielles Austauschformat der Zivilgesellschaft zu den drängenden Fragen in Bezug auf den Digitalen Wandel dar.
Teresa Staiger ist Referentin im Projekt »Forum Digitalisierung und Engagement« des BBE. Zuvor war sie am Max-Planck-Institut für Intelligente Systeme tätig. Sie hat ihr Studium an der Johannes Gutenberg-Universität Mainz und Cardiff University (B.A. Politikwissenschaft und Geschichte) und an der Philipps-Universität Marburg (M.A. Politikwissenschaft) absolviert. Sie interessiert sich besonders für eine gemeinwohlorientierte Digitalisierung, die durch eine digital souveräne und engagierte Zivilgesellschaft begleitet wird.
Kontakt: info(at)forum-digitalisierung.de
Redaktion
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