03.04.18

Bürokoordination: Tafel-Akademie

Die Tafel-Akademie sucht zum 1. Mai 2018 (oder früher) eine Bürokoordination in Vollzeit.

Die Tafel-Akademie gGmbH, gegründet 2015, ist eine Tochter des Tafel Deutschland e.V. und hat es sich zur Aufgabe gemacht, Ehrenamtliche in den Tafeln für ihr Engagement zu qualifizieren und zu stärken, neue Freiwillige für die Arbeit der Tafeln vor Ort zu gewinnen, ehrenamtliche Vorstände in ihrer Arbeit zu unterstützen und Forschungsvorhaben in diesen Bereichen zu begleiten oder selbst durchzuführen. Dafür arbeiten wir in lokalen Netzwerken und Strukturen von Landesorganisationen der Tafeln mit, die es ermöglichen, unsere Angebote vor Ort zu installieren und nachhaltig lokal aufzubauen. Die Tafeln sind eine der größten Ehrenamtsbewegungen in Deutschland.

Für die Unterstützung der Geschäftsstelle der Tafel-Akademie gGmbH in Berlin suchen wir zum 1.5.2018 (oder früher) eine Bürokoordination (38,5 Stunden/Woche). Die Stelle ist zunächst auf zwei Jahre befristet mit der Option auf Verlängerung. Sie arbeiten in enger Abstimmung mit der Geschäftsführung und dem pädagogischen Leiter.

Ihre Aufgaben:

  • Verantwortliche Führung des Sekretariats und eigenständige Sicherstellung reibungsloser Abläufe der Prozesse und des Informationsflusses
  • Allgemeines Büromanagement, einschließlich Termin- und Reiseplanung, Protokoll, Ablage, Archiv, Schriftverkehr, Telefondienst und Pflege der Datenbank
  • Abwicklung sämtlicher externer Dienstleistungen
  • Organisation von Tagungen und Betreuung von Gästen und Teilnehmenden
  • Verwaltung sämtlicher Materialien, Zugänge, Inventar und Bestellwesen
  • Anleitung von studentischen Aushilfen, Auszubildenden und BFDler/innen
  • Assistenz der Leitung
  • Beratung über Aktivitäten und Angebote der Tafel-Akademie
  • Entwicklung und Überwachung eines Beschwerdemanagements
  • Mitarbeit in vereinsinternen und –externen Fachgruppen, Arbeitskreise und Gremien
  • Mitarbeit an allen Projekten der Tafel-Akademie
  • Unterstützung im Finanz- und Rechnungswesen

Ihr Profil:

  • (Fach-) Hochschulabschluss (z.B. Verwaltungswissenschaften) oder eine vergleichbare Berufsausbildung mit mind. 3-jähriger Berufserfahrung im Arbeitsfeld
  • Gute Teamfähigkeit, Aufgeschlossenheit, Flexibilität und Selbstständigkeit
  • Hohe Kunden- und Serviceorientierung
  • Hervorragende Kommunikationsfähigkeiten, Organisationstalent und effizientes Zeitmanagement
  • Bereitschaft, sich im Bereich Finanzen/Buchhaltung einzuarbeiten
  • Routinierter Umgang mit den MS-Office-Programmen, gängigen Bürogeräten, Datenbanken und technisches Grundverständnis für die Bürokommunikation
  • Hohe Motivation und Leistungsbereitschaft
  • Professionelle, freundliche, kreative und verbindliche Arbeitsweise
  • Erfahrungen in der Arbeit mit Ehrenamtlichen, der Arbeit bei den Tafeln und/oder Verbandsarbeit sind von Vorteil

Als junge gemeinnützige Organisation bieten wir Ihnen eine spannende und sinnhafte Aufgabe mit vielen persönlichen Gestaltungsmöglichkeiten in einem professionellen Umfeld. Werden Sie Teil der Tafel-Familie und senden Sie Ihre Bewerbung (eine pdf-Datei mit Lebenslauf, Zeugnissen, Verfügbarkeit und Gehaltsvorstellungen) bis zum 15.4.2018 an Herrn Koppe: bewerbung@tafel-akademie.de.

(Stichwörter: Aktuelles, Stellenangebote ab 2009)