15.06.17

BürokoordinatorIn: Tafel-Akademie gGmbH

Für die Unterstützung ihrer Geschäftsstelle sucht die Tafel-Akademie gGmbH in Berlin zum 1. September 2017 eine/n BürokoordinatorIn.

Die Tafel-Akademie gGmbH, gegründet 2015, ist eine Tochter des Bundesverband Deutsche Tafel e.V. und hat es sich zur Aufgabe gemacht, Ehrenamtliche in den Tafeln für ihr Engagement zu qualifizieren und zu stärken, neue Freiwillige für die Arbeit der Tafeln vor Ort zu gewinnen, ehrenamtliche Vorstände in ihrer Arbeit zu unterstützen und Forschungsvorhaben in diesen Bereichen zu begleiten oder selbst durchzuführen. Dafür arbeiten wir in lokalen Netzwerken und Strukturen von Landesorganisationen der Tafeln mit, die es ermöglichen, unsere Angebote vor Ort zu installieren und nachhaltig lokal aufzubauen. Die Tafeln sind eine der größten Ehrenamtsbewegungen in Deutschland.

Für die Unterstützung der Geschäftsstelle der Tafel-Akademie gGmbH in Berlin suchen wir zum 1. September 2017

eine Bürokoordination in Teilzeit (25 - 30,0h/Woche an 5 Tagen in der Woche).

Die Stelle ist zunächst auf zwei Jahre befristet mit der Option auf Verlängerung und Vollzeit.

Sie arbeiten in enger Abstimmung mit der Geschäftsführung und dem pädagogischen Leiter.

Ihre Aufgaben:

  • Verantwortliche Führung des Sekretariats und eigenständiges Sicherstellen von reibungslosen Prozessabläufen und Informationsflüssen
  • Allgemeines Büromanagement, einschließlich Termin- und Reiseplanung, Prokotoll, Ablage, Archiv, Schriftverkehr, Telefondienst und Pflege der Datenbank
  • Abwicklung sämtlicher externer Dienstleitungen
  • Organisation von Tagungen und Betreuung von Gästen und Teilnehmenden
  • Verwaltung sämtlicher Materialien, Zugänge, Inventar und Bestellwesen
  • Anleitung von studentischen Aushilfen, Auszubildenden und BFDlerInnen
  • Verantwortliche Buchhaltung der Tafel-Akademie
  • Assistenz der Leitung, einschließlich Mitarbeit im Leitungsgremium
  • Beratung über Aktivitäten und Angebote der Tafel-Akademie
  • Entwicklung und Überwachung eines Beschwerdemanagements
  • Mitarbeit in vereinsinternen und -externen Fachgruppen, Arbeitskreise und Gremien
  • Mitarbeit an allen Projekten der Tafel-Akademie

Ihr Profil:

  • (Fach-) Hochschulabschluss (z.B. Verwaltungswissenschaften) oder eine vergleichbare Berufsausbildung mit mind. dreijähriger Berufserfahrung im Arbeitsfeld
  • Gute Teamfähigkeit, Aufgeschlossenheit, Flexibilität und Selbstständigkeit
  • Hohe Kunden- und Serviceorientierung
  • Hervorragende Kommunikationsfähigkeiten, Organisationstalent und effizientes Zeitmanagement
  • Routinierter Umgang mit den MS-Office-Programmen, gängigen Bürogeräten, Datenbanken und technisches Grundverständnis für die Bürokommunikation
  • Hohe Motivation, klare Strukturen und Leistungsbereitschaft
  • Professionelle, freundliche, kreative und verbindliche Arbeitsweise
  • Erfahrungen in der Arbeit mit Ehrenamtlichen, der Arbeit bei den Tafeln und/oder Verbandsarbeit sind von Vorteil

Als junge gemeinnützige Organisation bieten wir Ihnen eine spannende und sinnhafte Aufgabe mit vielen persönlichen Gestaltungsmöglichkeiten in einem professionellen Umfeld. Werden Sie Teil der Tafel-Familie und senden Sie Ihre Bewerbung (eine pdf-Datei mit Lebenslauf, Zeugnissen, Verfügbarkeit und Gehalts- und Arbeitszeitvorstellungen) bis zum 30. Juni 2017 an bewerbung(at)tafel-akademie.de.

Weitere Informationen

(Stichwörter: Aktuelles, Stellenangebote ab 2009, Akteure der Zivilgesellschaft)